Kako prepoznati rizike, postaviti osnovne zaštite i izbjeći skupe pogreške pri digitalizaciji uredskog poslovanja.
Na ovoj stranici donosimo kratke napomene o tome što podrazumijevamo pod pojedinim izrazima, koje su granice naših preporuka i na koji način pristupamo podacima koje dijelimo. Cilj je da svaki članak, vodič ili usporedba alata budu jasni i bez prostora za pogrešno tumačenje.
Što poduzetnici kažu nakon uvođenja digitalnih alata
Prije smo gubili pola dana na traženje ugovora i faktura po mapama. Nakon što smo prebacili dokumentaciju u digitalni oblik i postavili pravila verzioniranja, sve je na jednom mjestu. Novi zaposlenik se uklopio za dva dana umjesto dva tjedna.
Digitalni potpis nam je skratio put papira između ureda i pošte. Ugovor s dobavljačem sada potpišemo za deset minuta, a ne za tri dana. Klijenti to primijete i cijene brzinu odgovora.
Najviše smo se bojali gubitka podataka, pa smo postavili automatske sigurnosne kopije prema 3-2-1 pravilu. Kad je računalo jednom otkazalo, izgubili smo najviše jedan dan rada, a ne cijelu arhivu.
Uveli smo zajednički prostor za timsku suradnju i raspored zadataka. Sastanci su kraći jer svi unaprijed vide status posla. Administracija više ne koči izvršenje narudžbi.
Pomogli su nam odabrati alat za e-urede koji odgovara našoj veličini i proračunu. Bez nepotrebnih modula i skupih licenci. Uštedjeli smo na vremenu i na mjesečnim troškovima.
Najveća promjena je u smanjenju administrativnog opterećenja. Izvještaje i fakture sada generiramo iz sustava, a ne ručno. Ostaje nam više vremena za razgovor s klijentima i razvoj usluga.