Odabrali smo pitanja koja nam poduzetnici najčešće postavljaju prije uvođenja digitalnih alata u svoje poslovanje. Ovdje ćete pronaći kratke i konkretne odgovore o dokumentima, sigurnosti podataka i organizaciji radnih procesa.
Odabrali smo pitanja koja nam poduzetnici najčešće postavljaju prije nego što krenu s uređenjem digitalnog poslovanja. Odgovori su kratki i bez suvišne terminologije.
Ne. Digitalizacija najbolje funkcionira u manjim koracima. Preporučujemo da krenete od jednog procesa koji vam oduzima najviše vremena – često je to upravljanje dokumentima ili fakturiranje. Kad taj dio zaživi, prelazite na sljedeći. Ovako izbjegavate zastoje i zaposlenici se lakše privikavaju na nove alate.
Najčešće je to uspostava digitalne arhive dokumenata. Dovoljno je odrediti strukturu mapa, dogovoriti pravila imenovanja datoteka i odabrati alat za pohranu koji odgovara veličini vašeg tima. Već nakon nekoliko tjedana primijetit ćete koliko se brže pronalaze ugovori, ponude i računi.
Da, pod uvjetom da koristite napredni ili kvalificirani elektronički potpis u skladu s Uredbom eIDAS. Za većinu svakodnevnih poslovnih dokumenata dovoljan je napredni potpis, dok za određene javne isprave može biti potreban kvalificirani. U našem vodiču o digitalnom potpisu detaljno objašnjavamo razlike i postupak.
Odabir ovisi o prirodi posla i veličini tima. Za manje timove često su dovoljni jednostavni alati za dijeljenje datoteka i zajedničke zadatke. Ako radite s klijentima i rokovima, razmislite o alatu koji uključuje upravljanje projektima. Ključno je da alat ne nameće previše procedure – inače ga tim brzo napusti.
Počnite s osnovama: redovite sigurnosne kopije prema 3-2-1 pravilu, dvostruka provjera autentičnosti za sve poslovne račune i jasna pravila o lozinkama. Većina alata za mala poduzeća ima ugrađene sigurnosne značajke koje ne zahtijevaju tehničko znanje. Više o tome pišemo u članku o sigurnosnim kopijama.
Za jednostavne alate poput digitalne arhive ili e-potpisa obično je dovoljno nekoliko dana do dva tjedna. Složeniji sustavi za upravljanje projektima mogu zahtijevati mjesec dana prilagodbe. Najvažnije je da netko iz tima preuzme odgovornost za uvođenje i da se proces ne prepusti slučaju.
Ulica Ivane Brlić-Mažuranić 91, 73006 Đakovo
Ponedjeljak – petak: 08:00 – 16:00
Odgovaramo na upite o digitalizaciji poslovanja, odabiru alata i implementaciji rješenja. Javite nam se na način koji vam najviše odgovara.